Dokumeny stwiedzające tożsamość
Osoba biorąca udział w czynności notarialnej musi okazać dowód osobisty lub paszport, których termin ważności nie skończył się.
Jeżeli działa pełnomocnik musi okazać oryginał pełnomocnictwa, w przypadku pełnomocnictwa sporządzonego w formie aktu notarialnego wypis tego aktu, nie może być kserokopia.
Jeżeli pełnomocnictwo zostało sporządzone za granicą to w większości przypadków ma być opatrzone klauzulą apostille i wraz z nią przetłumaczone na język polski przez polskiego tłumacza przysięgłego danego języka.
Do umowy zbycia nieruchomości gruntowej:
- Podstawa nabycia nieruchomości (np. akt własności ziemi, akt notarialny, postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia)
- Jeżeli nieruchomość była nabyta w drodze dziedziczenia, zasiedzenia, sądowego nieodpłatnego zniesienia współwłasności – zaświadczenie z urzędu skarbowego o braku zaległości w podatku od spadków i darowizn z tytułu tego nabycia
- Wypis z rejestru gruntów
- Wyrys z mapy ewidencyjnej, jeżeli zaszły zmiany względem stanu ujawnionego w księdze wieczystej
- Zaświadczenie o zaświadczenie, że nieruchomość stanowi lub nie stanowi obszaru objętego uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów
- Wypis z miejscowego planu zagospodarowania lub informacja, że planu brak
- Zaświadczenie, że dla obszaru, na którym położona jest nieruchomość, została lub nie została przyjęta uchwała o wyznaczeniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji lub uchwała w sprawie ustanowienia na obszarze rewitalizacji Specjalnej Strefy Rewitalizacji – w przypadku sprzedaży
- Świadectwo charakterystyki energetycznej budynku (jeżeli nieruchomość jest zabudowana)
- Zaświadczenie o ilości lub braku osób zameldowanych w budynku (jeżeli nieruchomość jest zabudowana)
- W przypadku darowizny akty stanu cywilnego potwierdzające stopień pokrewieństwa stron umowy
Do umowy zbycia własności lokalu/spółdzielczego prawa do lokalu:
- Podstawa nabycia lokalu – (np. akt notarialny, postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia, przydział ze spółdzielni)
- Jeżeli lokal był nabyty w drodze dziedziczenia, zasiedzenia, sądowego nieodpłatnego zniesienia współwłasności – zaświadczenie z urzędu skarbowego o podatku od spadków i darowizn od tego nabycia
- Zaświadczenie ze spółdzielni – w przypadku spółdzielczego prawa do lokalu
- Zaświadczenie że dla obszaru, na którym położona jest nieruchomość, została lub nie została przyjęta uchwała o wyznaczeniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji lub uchwała w sprawie ustanowienia na obszarze rewitalizacji Specjalnej Strefy Rewitalizacji – w przypadku sprzedaży własności lokalu
- Świadectwo charakterystyki energetycznej dla lokalu – tylko przy sprzedaży
- Zaświadczenie o ilości lub braku osób zameldowanych w lokalu
Do aktów poświadczenia dziedziczenia:
- odpis aktu zgonu osoby, po której jest dokonywany akt poświadczenia dziedziczenia
- zaświadczenie o numerze PESEL zmarłego odpis aktu zgonu osoby, po której jest dokonywany akt poświadczenia dziedziczenia
- odpisy aktów stanu cywilnego spadkobierców:
1. odpis aktu małżeństwa małżonka zmarłego, jeżeli w chwili śmierci był żonaty/zamężna
2. odpisy aktów urodzenia dzieci zmarłego, a w przypadku zmiany nazwiska po zawarciu związku małżeńskiego aktów małżeństwa
3. odpisy aktów zgonów spadkobierców, którzy zmarli przed otwarciem spadku a byli powołani do dziedziczenia, np. jego dzieci, a wówczas jeżeli mieli dzieci to ich odpisy aktów urodzenia, zaś w przypadku zmiany nazwiska po zawarciu związku małżeńskiego odpisy aktów małżeństwa
4. Jeżeli dalsza rodzina dziedziczy, to również kolejne odpisy aktów stanu cywilnego, o których poinformuje kancelaria
- Wszystkie testamenty zmarłego – jeżeli były sporządzone
- Numery ksiąg wieczystych nieruchomości, których zmarły był właścicielem lub współwłaścicielem
Do oświadczeń o poddaniu się egzekucji na podstawie art.777 kodeksu postępowania cywilnego:
umowa z której wynika obowiązek poddania się egzekucji (np. dzierżawy, najmu, pożyczki)
Do umów majątkowych małżeńskich:
odpis aktu małżeństwa i ewentualne poprzednie umowy majątkowe małżeńskie
Do zgromadzeń wspólników spółek:
aktualny tekst jednolity statutu spółki i zamierzone uchwały